Av partner/advokat Preben Kløvfjell, Advokatfirmaet Tveter og Kløvfjell AS
Teknologien utvikles stadig, og er i dag blitt en stor del av de aller fleste virksomheter. IT-systemer er ofte komplekse, og kan berøre mange rettsområder. Det er i den forbindelse viktig med gode kontrakter som reflekterer ytelsene som kjøpes, slik at kontraktene kan være et godt virkemiddel for å få gjennomført målene med IT-anskaffelsen og forebygge misforståelser og tvister.
IT-kontrakter kommer til anvendelse i mange tilfeller, for eksempel dersom du ønsker å kjøpe konsulentbistand, kjøpe en løpende IT-tjeneste over internett, kjøpe IT-utstyr eller programvare, kjøpe drift av et IT-system eller har kjøpt IT-utstyr som trenger vedlikehold.
Ved kjøp av IT kan man velge å utforme egne kontrakter, man kan velge en av partenes standardiserte kontrakter eller benytte seg av standardkontrakter fra andre aktører. I det følgende vil Statens Standardavtaler for kjøp av IT og konsulenttjenester gjennomgås, samt utformingen av avtalene og hva det er viktig å være oppmerksom på.
Statens Standardavtaler (SSA)
Statens Standardavtaler er kontraktsmaler for kjøp av IT og konsulenttjenester, med unntak av kjøp av rådgivningstjenester innen bygg- og anlegg. Innen bygg- og anlegg er NS-kontraktene anbefalt.
Statens Standardavtaler er utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring med innspill fra både kunde- og leverandørsiden. Statens Standardavtaler er gratis å bruke.
I den innledende fasen av et potensielt kontraktsforhold er det spesielt to forhold som er viktig å finne ut av; valget av riktig kontrakt og utformingen av denne kontrakten. Dersom partene ønsker å benytte seg av en standardkontrakt, er det viktig å avklare hvilken kategori kontraktsforholdet omfattes av. Det har blitt utarbeidet 11 forskjellige maler, som følgelig vil redegjøres for kort nedenfor.
Skyavtalen (SSA-Sky)
Denne avtalen omfatter tjenester knyttet til etablering og forvaltning av komplekse skytjenester. Skytjenestene kan inngå i avtalen, eller være anskaffet separat.
Avtale om løpende tjenestekjøp (SSA-L)
Denne tjenesten omfatter drift og vedlikehold. Avtalen egner seg til kjøp av standardiserte skytjenester (“as-a-service” leveranser). Tjenesten kan også omfatte installasjon, konfigurering, tilpasning og/eller integrasjoner.
Bistandsavtalene (SSA-B og SSA-B enkel)
Denne avtalen er egnet til bruk ved konsulentkjøp når du har behov for kompetanse, men ikke vet hvordan sluttresultatet skal bli ettersom du ikke har utarbeidet en kravspesifikasjon som definerer sluttresultatet eller behovet, men kun en beskrivelse av bistanden du ønsker at konsulenten skal yte.
Driftsavtalen (SSA-D)
Denne avtalen omfatter et bredt spekter av driftssituasjoner, hvor fokuset ligger på standardiserte driftstjenester. Etableringen av driftstjenesten kan deles opp i delleveranser.
Kjøpsavtalen (SSA-K)
Denne avtalen er egnet til kjøp av IT-utstyr og/eller programvare. Den er også egnet ved kjøp av tilpasning av programvare dersom du på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan IT-utstyret og/eller programvaren skal tilpasses. Leverandøren leverer da utstyret og/eller programvaren ferdig tilpasset.
Oppdragsavtalen (SSA-O)
Denne avtalen kan benyttes ved oppdrag der du klart har beskrevet sluttresultatet, og altså har utarbeidet en kravspesifikasjon som definerer ditt behov. Konsulenten vil da ha et resultatansvar, altså et selvstendig ansvar for en ferdig leveranse eller oppdrag.
Rammeavtalen (SSA-R)
Denne avtalen er en enkel overbygningsavtale, som gir mulighet til å gjøre avrop på de enkelte standardavtalene.
Smidigavtalen (SSA-S)
Denne avtalen regulerer større programvareanskaffelser, hvor det skal benyttes smidig utviklingsmetodikk.
Utviklings- og tilpasningsavtalen (SSA-T)
Denne avtalen er egnet for kjøp av programvare som skal utvikles eller tilpasses for kunden dersom kunden ikke på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan programvaren skal utvikles eller tilpasses. Denne avtalen innebærer altså at du har behov for leverandørens ekspertise.
Avtalen egner seg med andre ord der leverandørens spesifiseringsarbeid, som vil si utarbeidelse av detaljspesifikasjon, ønskes gjennomført i nært samarbeid med kunden.
Denne avtalen regulerer levering av vedlikehold og service for utstyr og/eller programvare. Avtalen gir i tillegg mulighet for lisensutvidelser, kompletteringskjøp eller ytterligere utvikling så lenge det er i begrenset omfang innenfor et angitt målbilde for den aktuelle løsningen.
Databehandleravtale og sjekkliste
Denne avtalen skal sikre at personopplysningene blir behandlet i samsvar med regelverket. Sjekklisten kan benyttes for å sjekke at en leverandørs standard databehandleravtale tilfredsstiller kravene etter norsk rett.
Utformingen av avtalene
Under hver standardavtale ligger en generell avtaletekst med bilag. I den generelle avtaleteksten vil du gjennomgående møte formuleringer som oppfordrer deg til å vurdere om du skal gjøre endringer. Dersom du ønsker å gjøre endringer, skal disse føres i det bilaget avtaleteksten viser til. Hvert bilag inneholder en veiledende tekst som forteller deg hvordan bilaget skal fylles ut, og det må tas stilling til om det både er kunden og leverandøren eller en av partene som skal fylle ut hele eller deler av bilaget.
Ved utformingen av avtalen er det viktig å fokusere på de viktige elementene. Blir kontrakten for omfattende og detaljert, foreligger det en risiko for at det blir lagt alt for mye tid og vekt på forhandlinger og diskusjoner om forhold som ikke er avgjørende for at anskaffelsen skal bli vellykket. Som kunde er det som regel viktigst at kvaliteten og funksjonaliteten samt riktig pris og leveringstidspunkt blir regulert på en god måte i kontrakten.
Andre punkter ved inngåelsen av kontrakten man bør være ekstra oppmerksom på er ansvaret for feil og mangler i form av når programvaren er overtatt og hvilke virkninger dette får, om det foreligger rettigheter for en tredjepart i avtalen, og hvordan en eventuell tvist skal løses.
Det er også viktig å huske på at teknologien stadig forandrer seg, og at det derfor vil være viktig at kontraktene gir rom for fleksibilitet og endringer som er akseptable for begge parter. Det overordnede målet er en vellykket leveranse, og holdningene til kontrakten bør tilpasses deretter.
Ta gjerne kontakt med advokat og partner Preben Kløvfjell på pk@klovfjell-gammel.local dersom du har spørsmål knyttet til avtaler.
